Der ultimative Briefing-Guide für Unternehmen - Agentur Briefing Beispiel und Vorlage

Der Anfang vom Ende beginnt oft mit: „Mach mal irgendwas Modernes“

Stellen Sie sich vor, Sie wollen ein Haus bauen. Und sagen dem Architekten lediglich: „Irgendwas mit Stil. Und bitte schnell.“ Klingt absurd? Willkommen in der Welt schlechter Agenturbriefings. Denn genau so laufen viele Projekte in mittelständischen Unternehmen an – ohne klare Briefing Vorlage, ohne Richtung, ohne Ziel.

Das Ergebnis: kreative Ratlosigkeit, frustrierte Teams und Budgets, die plötzlich explodieren. Dabei könnte alles so viel einfacher sein – mit einem durchdachten Briefing, das mehr ist als eine lose Ideensammlung. Sondern ein strategisches Werkzeug, das Sie, Ihre Agentur und das gesamte Projekt auf Kurs bringt.

Warum viele Briefings mehr Fragezeichen als Antworten enthalten

Die traurige Wahrheit: Ein Großteil der Briefings, die Agenturen erreichen, ist unbrauchbar. 

Entweder fehlen konkrete Ziele, es gibt keine Budgetangaben – oder die Zielgruppe ist irgendwo zwischen „alle“ und „irgendjemand“ angesiedelt.

Das sorgt für Unsicherheit auf beiden Seiten. Die Agentur tappt im Dunkeln, muss Vermutungen anstellen oder Dutzende Rückfragen stellen. Sie wiederum bekommen nicht das, was Sie sich vorgestellt haben. Das Projekt verzögert sich, der Aufwand steigt, die Nerven liegen blank.

Und der Fehler liegt selten in der Agentur – sondern meist in der Kommunikation am Anfang.

Was eine gute Briefing Vorlage leisten kann

Ein gutes Briefing ist kein Formalismus – es ist der erste kreative Akt eines Projekts. 

Es beantwortet im Idealfall fünf zentrale Fragen:

• Warum starten wir dieses Projekt überhaupt? 
• Für wen ist es gedacht? 
• Was genau soll am Ende herauskommen? 
• Welche Rahmenbedingungen gelten? 
• Und wo gibt es kreative Freiheit?

Halten Sie es kurz und knackig, kein langes Erzählen, wer Sie sind und was der Geschäftsführer mittags ist. Verweisen Sie einfach auf Ihre Webseite, Agenturen sind Profis und sehen sofort, wo der Hase lang läuft.

Wenn Sie diese Punkte klar definieren, geben Sie Ihrer Agentur nicht nur den nötigen Input – Sie geben ihr echtes kreatives Potenzial. Denn Klarheit ist der wahre Treibstoff für gute Ideen.

Typische Fehler im Briefing – und wie man sie vermeidet

Einer der häufigsten Fehler: Die Zielgruppe ist nicht definiert – oder so breit gefasst, dass sie eigentlich niemanden anspricht. „Wir wollen alle erreichen“ funktioniert in der Kommunikation genauso schlecht wie in der Liebe. Erfolgreiche Projekte sprechen konkrete Menschen an – mit echten Bedürfnissen und klaren Erwartungen.

Ein weiterer Klassiker: Es gibt kein Budget. Oder das Budget wird als „verhandelbar“ deklariert – was in Wahrheit bedeutet: Wir wissen es selbst noch nicht. Für die Agentur ist das ein echter Showstopper, denn ohne finanziellen Rahmen ist seriöse Planung unmöglich.

Und dann wäre da noch der Wunsch nach dem Unmöglichen: „Bitte modern, aber klassisch. Innovativ, aber vertraut.“ Solche Widersprüche können im Kopf spannend sein – im Projektmanagement sind sie vor allem: hinderlich.

Die Lösung? Zeigen Sie Beispiele. Sagen Sie, was Ihnen gefällt. Und was Sie auf keinen Fall wollen. Visuelle Referenzen sagen oft mehr als zehn PowerPoint-Folien.

Warum ein gutes Briefing auch intern Gold wert ist

Gerade in inhabergeführten Unternehmen läuft vieles über Bauchgefühl. Das ist sympathisch – aber nicht skalierbar. Ein klares, gut formuliertes Briefing schafft nicht nur eine gemeinsame Basis mit der Agentur, sondern auch im eigenen Team. Es verhindert endlose Diskussionen, Nachbesserungen und Entscheidungschaos.

Und ganz nebenbei: Ein durchdachtes Briefing wirkt auch nach außen professionell. Ihre Agentur wird es Ihnen danken – und besser arbeiten können.

Ein Agentur Briefing Beispiel, das zeigt, wie es geht

Stellen wir zwei Szenarien gegenüber.

Variante 1: „Wir brauchen dringend eine neue Website. Die alte ist irgendwie alt. Zielgruppe? Eigentlich alle. Budget? Müssen wir mal schauen.“

Variante 2: „Wir wollen bis Oktober eine neue Website launchen, da wir auf der Messe XY präsent sind. Zielgruppe sind Entscheider in mittelständischen Produktionsunternehmen (B2B, 40–60 Jahre). Ziel ist die Lead-Generierung. Budget: 15.000 €. CI-Richtlinien liegen bei. Bestehende Texte und Bilder können zum Teil weiterverwendet werden.“

Das zweite Beispiel klingt nicht nur professioneller – es ist konkret, realistisch und bietet alles, was eine Agentur braucht, um produktiv loszulegen.

Ihre Checkliste für ein starkes Briefing

Ein gutes Briefing enthält neben Zielen und Zielgruppen auch Informationen zu Kanälen, Zeitplan, Budget und bestehenden Inhalten. Außerdem: Was ist fix (z. B. Logo, Claim), was ist flexibel? Welche Materialien stehen bereits zur Verfügung – und welche dürfen auf keinen Fall verwendet werden?

Unser Tipp: Schreiben Sie das Briefing so, dass es auch jemand verstehen würde, der nicht täglich in Ihrem Unternehmen unterwegs ist. Klar, einfach, auf den Punkt – statt interne Buzzwords oder leere Floskeln.

Die ultimative Checkliste für Ihr Agenturbriefing

Kopieren, anpassen, verwenden:

• Projektziel: Was soll das Projekt erreichen?
• Zielgruppe: Wen wollen Sie wirklich erreichen?
• Output: Was genau soll entstehen (z. B. Website, Kampagne, Broschüre)?
• Timing: Gibt es fixe Deadlines?
• Budget: Wie viel Spielraum ist realistisch?
• CI & Pflichtbestandteile: Was ist gesetzt (Logo, Farben, Claims)?
• Do’s & Don’ts: Was geht gar nicht?

Halten Sie es kurz und knackig, stellen Sie Ihr Unternehmen nicht durch Copy und Paste von der Unternehmens-PPT vor, sondern verweisen Sie einfach auf Ihre Webseite. In Agenturen arbeiten Profis, die wissen schon nach 2 Minuten, wo der Hase lang läuft und welche Probleme es in der Kommunikation gibt.

Der größte Nutzen: Sie sparen sich Monate voller Missverständnisse

Ein gutes Briefing verhindert nicht nur Ärger – es spart bares Geld. Projekte laufen schneller, die Qualität steigt, und das Team bleibt motiviert. Sie vermeiden kostspielige Korrekturschleifen, falsche Erwartungshaltungen und zähe Meetings, in denen alles nochmal von vorn erklärt werden muss.

Mit einer sauberen Briefing Vorlage investieren Sie ein paar Stunden – und gewinnen Wochen.

Unser Ansatz: Briefing als Gespräch, nicht als Datei

Wir bei mindmelt sehen ein Briefing nicht als bloßes Formular, das man ausfüllt und weiterleitet. Für uns ist es der Auftakt für echten Dialog – auf Augenhöhe, mit klarem Ziel und offenem Ohr. Wir fragen nach, challengen Annahmen und entwickeln gemeinsam mit Ihnen die passende Strategie. Denn nur wenn Briefing und Umsetzung zusammenspielen, entsteht am Ende das, was wirklich zählt: ein Ergebnis, das begeistert.

Fazit: Ein gutes Briefing ist keine Pflichtübung – sondern Ihr größter Hebel

Kreativität braucht Klarheit. Und ein Projekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle dasselbe Ziel sehen. Investieren Sie Zeit in ein sauberes Briefing – und Sie sparen später Frust, Geld und endlose Abstimmungen.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Schlechte Briefings kosten Zeit, Geld und Nerven.
• Ein gutes Briefing ist konkret, realistisch und zielgerichtet.
• Zielgruppe und Budget sind Pflichtfelder, keine Option.
• Beispiele und visuelle Referenzen helfen enorm.