KI-Schulungspflicht nach EU AI Act: Was nach dem Digital Omnibus gilt

Die KI-Schulungspflicht nach EU AI Act besteht weiter: Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss die KI-Kompetenz seines Personals fördern. Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025, und seit dem 27. Juli 2026 in der Fassung des Digital Omnibus. Seitdem kursieren zwei Lesarten. Die eine hält die Pflicht für abgeschafft, die andere glaubt, jetzt werde es erst richtig ernst, und beide treffen den Gesetzestext nicht.

Dieser Beitrag ordnet ein, was Artikel 4 heute verlangt, wen die Pflicht trifft, welche Folgen fehlende KI-Kompetenz haben kann und wie Sie sie im Unternehmen pragmatisch aufbauen und nachweisen. Stand: Oktober 2026.

Was Artikel 4 verlangt und was der Digital Omnibus geändert hat

Artikel 4 verlangt seit der Neufassung durch den Digital Omnibus, dass Anbieter und Betreiber die KI-Kompetenz ihres Personals fördern; ein bestimmtes Niveau für jede einzelne Person müssen sie nicht garantieren. In der ursprünglichen Fassung, gültig seit dem 2. Februar 2025, mussten sie Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Maßstab waren Vorwissen, Erfahrung und Ausbildung der Beschäftigten sowie der Kontext, in dem die KI eingesetzt wird.

Mit dem Digital Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, wurde Artikel 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Anbieter und Betreiber müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals und der in ihrem Auftrag tätigen Personen fördern. Neu ist der ausdrückliche Zusatz, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person garantiert werden muss. Außerdem sollen Kommission und Mitgliedstaaten die Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen.

Was das praktisch heißt: Die Pflicht zielt heute auf ernsthafte Förderung und nicht auf ein garantiertes Ergebnis, gestrichen ist sie aber nicht. Wer KI einsetzt, muss nachvollziehbar etwas für die KI-Kompetenz seiner Leute tun und im Zweifel zeigen können, was.

Was mit KI-Kompetenz gemeint ist: Der AI Act definiert den Begriff in Artikel 3 selbst. Gemeint sind die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die nötig sind, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und ihre Chancen und Risiken einschließlich möglicher Schäden zu kennen. Ihre Mitarbeitenden müssen also keine Sprachmodelle programmieren. Sie sollen wissen, was ein Werkzeug kann, wo es danebenliegt und wann ein Ergebnis geprüft werden muss.

Kolleginnen und Kollegen verschiedener Abteilungen prüfen gemeinsam ein KI-Ergebnis

Wen die KI-Schulungspflicht trifft

Die KI-Schulungspflicht trifft Anbieter und Betreiber von KI-Systemen und damit heute fast jedes Unternehmen. Anbieter entwickeln KI-Systeme oder bringen sie auf den Markt. Betreiber sind alle, die ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich einsetzen.

Wer ChatGPT, Microsoft Copilot, DeepL oder die KI-Funktionen im CRM für die Arbeit nutzt, ist Betreiber im Sinne des AI Act. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht, und es spielt keine Rolle, ob die KI selbst entwickelt oder als Abo eingekauft wurde.

Betroffen sind alle, die mit KI-Systemen arbeiten, von Marketing und Vertrieb über Personal bis zur Sachbearbeitung. Auch externe Kräfte wie Freelancer, die in Ihrem Auftrag KI nutzen, zählen dazu.

Je nach Rolle bedeutet KI-Kompetenz etwas anderes. Im Marketing geht es um Bildrechte, Kennzeichnung und darum, dass KI-Texte nach der eigenen Marke klingen. In der Personalabteilung geht es um Bewerberdaten und darum, keine Vorauswahl an eine Maschine abzugeben, deren Kriterien niemand kennt. Im Vertrieb zählen korrekte Angaben in Angeboten, und die Geschäftsführung muss Einsatz, Regeln und Verantwortung festlegen, wofür es den KI-Workshop für Führungskräfte gibt. Eine Einheitsschulung für alle wird keiner dieser Gruppen gerecht.

Mitarbeiterin prüft eine KI-Anwendung neben einem Ordner mit Schloss

Bußgeld, Aufsicht, Haftung: Welche Folgen fehlende KI-Kompetenz hat

Ein eigenes Bußgeld für Artikel 4 gibt es nach aktuellem Stand nicht. Der Bußgeldkatalog in Artikel 99 der KI-Verordnung nennt Artikel 4 nicht: Er sieht bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des Jahresumsatzes für verbotene Praktiken nach Artikel 5 vor und bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent für bestimmte andere Pflichten, für kleine und mittlere Unternehmen jeweils den niedrigeren Betrag. Auch das deutsche Gesetz zur Durchführung der KI-Verordnung vom 22. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 223) führt fehlende KI-Kompetenz nicht als Ordnungswidrigkeit auf. Das eigentliche Risiko liegt deshalb an anderer Stelle.

Aufsicht: Zuständige Marktaufsicht ist nach diesem Gesetz die Bundesnetzagentur, für den Finanzsektor die BaFin. Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission zur KI-Kompetenz gelten die Aufsichts- und Durchsetzungsregeln seit August 2026, und Sanktionen für Artikel 4 richten sich nach nationalem Recht.

Haftung: Die EU-Kommission weist ausdrücklich darauf hin, dass Geschädigte schon heute zivilrechtlich gegen Unternehmen vorgehen können. Fehlende KI-Kompetenz kann dabei als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden, mit Folgen für die Haftung des Unternehmens für Fehler seiner Mitarbeitenden und für die Sorgfaltspflichten der Geschäftsführung. Dazu kommt der Datenschutz: Wer Kundendaten ohne Regeln in KI-Tools kopieren lässt, riskiert DSGVO-Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 DSGVO).

Zwei typische Fälle aus der Praxis: Eine Mitarbeiterin lädt Bewerbungsunterlagen in einen frei verfügbaren Chatbot, um schneller zu sortieren, und personenbezogene Daten landen bei einem Anbieter, mit dem kein Vertrag besteht. Oder ein Vertriebsmitarbeiter übernimmt eine KI-generierte Produktbeschreibung ins Angebot, die eine Eigenschaft nennt, die das Produkt gar nicht hat. In beiden Fällen fehlte das Wissen, was man der KI anvertrauen darf und was man prüfen muss.

Kommt es zum Schaden, wird gefragt, was Ihr Unternehmen vorher nachweislich für die KI-Kompetenz getan hat.

Schulungsunterlagen, Checkliste und Kalender zur Dokumentation von KI-Kompetenz

KI-Kompetenz nachweisen: Was Sie dokumentieren sollten

Nachweisen lässt sich KI-Kompetenz mit internen Aufzeichnungen, ein offizielles Zertifikat schreibt der AI Act nicht vor. Die EU-Kommission empfiehlt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, die Maßnahmen zu dokumentieren, und hält eine externe Zertifizierung für nicht erforderlich. Die Unterlagen sollten nachvollziehbar zeigen, was Ihr Unternehmen getan hat:

Welche KI-Tools im Einsatz sind, offiziell eingeführt oder geduldet.
Wer sie nutzt und wofür, nach Rollen und Einsatzbereichen.
Wer wann welche Schulung erhalten hat, mit Datum, Dauer und Inhalten.
Welche Regeln gelten, idealerweise als KI-Richtlinie, deren Kenntnisnahme die Mitarbeitenden bestätigen.
Wann aufgefrischt wird, etwa wenn neue Tools dazukommen oder sich Regeln ändern.

Wie oft auffrischen? Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. Praktikabel ist eine kurze Auffrischung, sobald ein neues Werkzeug eingeführt wird oder sich Regeln ändern, und ansonsten etwa einmal im Jahr. Neue Mitarbeitende durchlaufen das Basismodul am besten in den ersten Wochen als festen Teil des Onboardings.

Eine KI-Kompetenz-Schulung für Ihr Team liefert diese Grundlage gleich mit: Teilnahmeliste und Inhaltsübersicht für Ihre Unterlagen.

Zwei Mitarbeitende strukturieren einen Maßnahmenplan am Glasboard

In fünf Schritten zur KI-Kompetenz im Unternehmen

1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge werden genutzt, auch solche, von denen die Geschäftsführung nichts weiß?

2. Rollen und Risiken: Wer arbeitet wie intensiv mit KI, und wo sind sensible Daten im Spiel?

3. Regeln festlegen: Eine KI-Richtlinie klärt, welche Tools erlaubt sind, welche Daten tabu sind und wer freigibt.

4. Schulen: ein Basismodul für alle, Vertiefungen für Teams, die KI intensiv oder in sensiblen Prozessen nutzen. Wie eine solche KI-Schulung für Unternehmen aufgebaut ist und was sie kostet, steht auf den Seiten zu Workshops und Preisen.

5. Dokumentieren und auffrischen: Teilnahme und Inhalte festhalten, bei neuen Tools nachschulen.

Drei verbreitete Missverständnisse:

"Das betrifft nur Hochrisiko-KI." Artikel 4 gilt für alle KI-Systeme, auch für alltägliche wie ChatGPT oder Copilot.

"Ein Einmal-Webinar reicht." Als Einstieg kann es helfen. Die Pflicht zielt aber auf Kompetenz im jeweiligen Einsatzkontext, und ein allgemeines Video ohne Bezug zu Ihren Tools und Daten lässt sich schwer als ernsthafte Förderung belegen.

"Wir verbieten KI einfach." Ein Verbot wirkt sicher, funktioniert aber selten: Die Nutzung wandert dann auf private Geräte und Accounts, wo niemand mehr sieht, welche Daten hineingehen.

Fazit: Der Digital Omnibus hat die KI-Schulungspflicht nach EU AI Act präziser gefasst und sie als Pflicht zur Förderung beibehalten. Wer KI einsetzt, braucht Mitarbeitende, die wissen, was sie damit tun, und Unterlagen, die das belegen. Der Aufwand dafür ist überschaubar, wenn Bestandsaufnahme, Richtlinie und Schulung aufeinander aufbauen.

Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage aus der Praxis ein und ersetzt keine Rechtsberatung.