KI-Wissensmanagement: Firmenwissen per Frage abrufen
mindmelt AI, der KI-Bereich der Werbeagentur mindmelt in Frankfurt, macht Wissen aus ERP, Warenwirtschaft, Archiven und Dokumenten per Frage abrufbar. Mitarbeitende, Kunden und KI-Assistenten bekommen Antworten aus Ihrem aktuellen Bestand. Für einen Distributor mit rund 48.000 Artikeln entsteht so ein Konfigurator aus dem vorhandenen ERP-Export.
Was ist KI-Wissensmanagement?
KI-Wissensmanagement heißt: Ein Sprachmodell beantwortet Fragen aus den Daten Ihres Unternehmens. Grundlage sind die Systeme, die Sie schon haben, etwa ERP, Warenwirtschaft, Dateiablage, Handbücher und Produktdatenbank. Die KI sucht die passenden Stellen heraus, formuliert eine Antwort und nennt die Fundstelle. Wer im Vertrieb wissen will, ob ein Artikel lieferbar ist oder welches Projekt einen ähnlichen Fall hatte, tippt die Frage ein. Gepflegt werden die Daten weiter dort, wo sie heute liegen.
Der Unterschied zu einem öffentlichen Chatbot liegt im Zugriff. ChatGPT kennt Ihre Preise, Lagerbestände und Projektakten erst, wenn jemand sie anbindet. mindmelt baut diese Anbindung und verbindet KI mit Unternehmensdaten so, dass jede Person nur sieht, was sie sehen darf. Ein Außendienstler bekommt andere Antworten als die Buchhaltung, ein Kunde auf der Website nur den freigegebenen Katalog.
Im Mittelstand steckt viel Wissen in Angeboten, Mails und Projektordnern einzelner Kollegen. Eine KI-Wissensdatenbank macht es für das ganze Team auffindbar, auch für neue Mitarbeitende im ersten Monat.
Welche Daten lassen sich anbinden?
Quellen aus Ihrem Betrieb
Angebunden wird, was Ihr Unternehmen bereits pflegt:
- ERP und Warenwirtschaft: Artikel, Bestände, Preise, Auftragsstatus
- Produktdaten: technische Datenblätter, Varianten, Zubehör
- Archive und Dokumente: Verträge, Handbücher, Projektordner, Protokolle
- Bild- und Medienbestände mit ihren Beschreibungen
Das ERP wird über eine vorhandene Schnittstelle oder einen regelmäßigen Export angebunden. Wie das technisch aussieht, steht auf der Seite zur ERP-Schnittstelle.
Wer die Antworten bekommt
Mitarbeitende fragen intern, zum Beispiel nach Lieferzeiten, früheren Angeboten oder dem passenden Ersatzteil.
Kunden suchen auf Ihrer Website im aktuellen Bestand und finden Verfügbarkeit und technische Daten selbst.
KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Copilot lesen über eine gesicherte Schnittstelle die Daten, die Sie freigeben. Fragt ein Einkäufer seinen Assistenten nach einem Bauteil, kann die Antwort aus Ihrem Katalog kommen.
Was ist ein RAG-System?
RAG steht für Retrieval-Augmented Generation, auf Deutsch etwa Antworterzeugung mit vorheriger Suche. Ein RAG-System sucht zu jeder Frage zuerst die passenden Textstellen in Ihren Daten. Diese Stellen bekommt das Sprachmodell als Grundlage, formuliert daraus die Antwort und verweist auf die Quelle.
Für Unternehmen hat das Verfahren zwei Folgen. Die KI antwortet mit Ihrem aktuellen Stand, ein neues Datenblatt ist nach dem nächsten Abgleich auffindbar. Außerdem lässt sich jede Antwort prüfen, weil die Fundstelle mitkommt. Ein eigenes Training des Modells ist dafür unnötig. An das Sprachmodell gehen nur die Ausschnitte, die für die Antwort gebraucht werden.
mindmelt kombiniert zwei Suchverfahren: die Stichwortsuche für Artikelnummern und Fachbegriffe und die Bedeutungssuche für frei formulierte Fragen. Diese Hybrid-Suche läuft in der internen Wissensdatenbank von mindmelt, in der die Projekte der Agentur per Frage abrufbar sind.
Wo Daten streng strukturiert sind, etwa Bestände und Preise im ERP, braucht es oft gar keine Textsuche. Dort fragt die KI die Datenbank direkt ab und rechnet mit echten Zahlen.
Wie kommen Ihre Daten zur KI?
Interne Suche per Frage
Ihr Team fragt in eigenen Worten und bekommt eine Antwort mit Fundstelle, aus ERP, Archiv und Projektordnern zugleich.
MCP-Server für KI-Assistenten
MCP ist der offene Standard, über den KI-Assistenten auf Systeme zugreifen. Sie legen fest, welche Daten lesbar sind.
Bestandsdaten auf der Website
Katalog, Verfügbarkeit und Konfigurator kommen aus dem ERP-Export auf Ihre Website, lesbar für Kunden und Suchmaschinen.
Wo läuft KI-Wissensmanagement schon?
Interne Wissensdatenbank
mindmelt hat das Wissen aus den eigenen Kundenprojekten in einer Wissensdatenbank mit Hybrid-Suche gebündelt. Wer im Team wissen will, wie ein ähnlicher Fall gelöst wurde, stellt eine Frage. Rund 2.000 Einträge sind abfragbar, eine Antwort kommt in unter einer Minute.
Eigener MCP-Server
mindmelt betreibt einen öffentlichen MCP-Server, der nur Lesezugriff erlaubt. KI-Assistenten fragen darüber Leistungen und Referenzen direkt ab. Ein Cockpit zeigt, welche KI-Bots zugreifen, und prüft, ob sie echt oder gefälscht sind. Die Beschreibung steht auf der Seite für KI-Agenten.
Asset-Datenbank einer Modehandelsagentur
Das Altsystem hatte keine Schnittstelle. mindmelt baut die Asset-Datenbank neu, KI-Assistenten greifen über MCP zu, und ein nächtlicher Prüflauf kontrolliert, ob die Daten stimmen.
Distributor mit rund 48.000 Artikeln
Ein Distributor für Steckverbinder bekommt Bestandsanzeige und Produktkonfigurator aus dem ERP-Bestandsexport, den es schon gab.
Wo liegen die Daten, und wer sieht was?
Die Systeme von mindmelt laufen auf eigenen Servern in Deutschland bei Hetzner. Ihre Quelldaten bleiben in Ihren Systemen. Die Wissensdatenbank hält einen Suchindex, der regelmäßig mit den Quellen abgeglichen wird.
Wer was sehen darf, legen Sie fest. Die Rechte folgen den Rollen in Ihrem Unternehmen, Außendienst und Geschäftsführung bekommen eigene Freigaben, externe Kunden ebenfalls. Für KI-Assistenten von außen gibt es eine eigene Schnittstelle, die nur lesen kann.
Das Sprachmodell ist austauschbar. mindmelt arbeitet mit Claude, Mistral, OpenAI und offenen Modellen. Für sensible Bestände kommt ein offenes Modell in Frage, das ebenfalls auf einem Server in Deutschland läuft. Wird ein besseres Modell verfügbar, wechselt mindmelt das Modell und lässt den Rest des Systems stehen. Der Code gehört Ihnen, die Dokumentation auch.
Wann lohnt sich eine KI-Wissensdatenbank?
Eine KI-Wissensdatenbank lohnt sich, sobald Mitarbeitende regelmäßig Kollegen fragen, weil sie eine Information nicht finden, oder sobald Kunden anrufen, um nach Bestand und Lieferzeit zu fragen. Je größer der Bestand an Artikeln, Dokumenten und Projekten, desto mehr Zeit spart sie.
Die Antworten sind so gut wie die Daten darunter. Deshalb prüft mindmelt im Audit zuerst, welche Quellen gepflegt und eindeutig sind, und bindet diese als Erstes an. Wissen, das bisher nur in Köpfen steckt, macht die Transkription von Besprechungen und Übergaben auffindbar.
Wie beginnt ein Projekt?
Am Anfang steht das KI-Audit: ein halber Tag bei Ihnen vor Ort, ab 1.400 € netto. mindmelt sichtet Ihre Datenquellen, klärt Zugriffe und Rechte und legt fest, welche Fragen die Wissensdatenbank zuerst beantworten soll. Das Ergebnis bekommen Sie schriftlich, mit Aufwand und Reihenfolge.
Danach baut mindmelt mit Python und PHP eine erste Ausbaustufe für eine klar umrissene Frage, zum Beispiel Verfügbarkeit und technische Daten für den Vertrieb. Weitere Quellen kommen dazu, wenn die erste Stufe im Alltag trägt. Wie mindmelt Software mit KI baut, beschreibt die Seite KI-Entwicklung. Für den laufenden Betrieb gibt es die Betreuung im KI-Lab ab 990 € pro Monat.
Ob Ihr Fall dafür passt, klärt ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten am Telefon.
Stand: Oktober 2026 · Ingo Krumm, Inhaber mindmelt
Häufige Fragen zu KI-Wissensmanagement
Wer Ihre Wissensdatenbank baut
Ihre Wissensdatenbank baut Ingo Krumm, Inhaber von mindmelt in Frankfurt. Er hat 1998 als Grafik- und Webdesigner im Marketing angefangen, war danach Marketingleiter in einem Softwareunternehmen und hat 2002 mindmelt gegründet.
Seit drei Jahren setzt er KI im eigenen Betrieb ein. Die interne Wissensdatenbank und der MCP-Server von mindmelt laufen dort täglich.
Sie sprechen mit dem, der Ihr System umsetzt.
Telefon: 069 21936250 · hallo@mindmelt.de
Anrufen oder schreiben.
30 Minuten am Telefon, danach wissen Sie, was eine KI-Wissensdatenbank aus Ihren Daten macht.
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